Sering kita menjumpai ada sebuah organisasi yang akan mengirimkan surat kepada orang banyak yang berisikan data lengkap alamat dan nama tujuan surat tersebut. Biasanya kita sering meilihat bagian tertentu pada surat akan kosong dan akan disi seacara manual satu persatu sesuai data base yang ada. Tidak hanya itu terkadang saat seorang guru akan membuat nilai rapot yang akan dibagikan kepada siswa, akan sangat susah dan mememerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan input nilai tersebut. Tentunya kegiatan akan menjadi sangat lama dan kurang efisien, padahal kita dapat memanfaatkan Fitur mail merge pada Ms word yang dipadukan dengan Ms exel yang bertindak sebagai data basenya. Nah untuk itu pada kesempatan kali ini kita akan belajar cara menggunakan mail merge khususnya pada tata cara penginputan nilai rapot siswa. Silahkan ikuti langkah-langkah berikut.
- Buatlah format rapot di ms word sesuai format berikut
- Buatlah Data Base pada Ms Exel sesuai contoh berikut
- Simpan file exel di Data kerja masing-masing
- Buka kembali Ms Word kemudian pada menu mailing pilih stast mail merge dan pilih step by step mail merge
- Kemudian lihat di bagian kanan jendela komputer kalian kemudian klik next starting document kemudian pilih next: select recipient dan pilih write your letter kemudian buka file exel yang telah dibuat tadi, sehingga tampilanya akan menjadi seperti berikut
- Kemudian pilih sheet 1, atau di sheet berapa file yang kalian buat, kemudian klik ok dan pastikan semua nama yang ada di file exel kalian sama dengan yang muncul di word
- Langkah ini adalah langkah yang terpenting yaitu memasukan data ke format word yang diberikan. Dimana dapat dilakukan dengan cara klik insert merge field dan pastikan letak di word sesuai dengan data pada Ms exelnya
- Isikan pada kolom mapel sesuai mapelnya dan untuk di kolom nilai dan keterangan disi dengan insert field seperti langkah sebelumnya. Jika sudah lengkap maka klik Next pada kolom paling bawah hingga step 6 of 6. Gunakan pula tombol next di bagian bawah menu bar untuk melihat nilai siswa lainnya.
- Kemudian pilih edit individual letter pada bagian atas step 6 of 6 dan isi jumlah halaman awal dan akhir yang akan kalian print $($ Dalam hal ini isi nomor 1 - 10 $)$, sehingga data telah selesai dan kembali edit jika ada yang perlu di edit
- Jika ada salah data atau kekurangan data di Ms exel maka buka Ms exel >> edit >> save dengan nama yang baru kemudian ulangi langkah 4 - selesai
Tidak ada komentar:
Posting Komentar